Polityka Prywatności

Polityka prywatności INSS-POL Sp. z o.o.

Na podstawie przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, poniżej przedstawiamy informacje dotyczące przetwarzania przez nas danych osobowych.


Administrator danych osobowych.

Administratorem danych jest INSS-POL Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Międzyleskiej 6A, 50-514 Wrocław. Dane rejestrowe: NIP: 899-10-10-853, REGON: 930449190, PKD: 4399Z, KRS nr. 0000049936 - Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej VI Wydział Gospodarczy KRS. Dane kontaktowe: tel. 713629000, fax 713629010, e-mail: insspol@inss-pol.eu.


Przetwarzanie danych

Jako przetwarzanie danych osobowych rozumie się operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie, modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie, innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie, łączenie, ograniczanie, usuwanie oraz niszczenie.


Cel przetwarzania danych

Dane są przetwarzane zgodnie z postanowieniami RODO w jasno określonych celach oraz w zakresie niezbędnym do realizacji tego celu.

Dane, które mogą być dobrowolnie przekazywane przez użytkownika są przetwarzane wyłącznie w zakresie, w jakim użytkownik wyrazi na to zgodę, oraz w następujących celach:

  • informowanie o treściach i usługach Spółki w odpowiedzi na żądanie lub zapytanie osoby, której dane dotyczą,
  • zamawianie oraz realizacja usług świadczonych przez Spółkę,
  • realizacji umów, których strona jest osobą, której dane dotyczą,
  • realizacja wymogów wynikających z przepisów prawa,
  • realizacja celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych lub przez stronę trzecią.

Ponadto przechowujemy i przetwarzamy dane osobowe osób fizycznych ogólnie dla celów zarządzania zasobami ludzkimi, w tym bardziej szczegółowo dla następujących zasadniczych celów:

  • rekrutacja, weryfikacja kompetencji i historii zawodowej danej osoby, której dane przetwarzamy (w zakresie dozwolonym przez prawo), weryfikacja prawa do pracy, referencje zawodowe (w zakresie, w jakim dana osoba, której dane dotyczą upoważni nas do uzyskiwania i/lub przekazywania referencji), wprowadzenie do pracy, formalności związane z zakończeniem pracy,
  • czas pracy i obecność, planowanie, organizacja pracy, zarządzanie danymi pracowników, zarządzanie urlopami,
  • zarządzanie wydajnością, planowanie kariery, zarządzanie talentami, zarządzanie ścieżką kariery,
  • obsługa wynagrodzeń i świadczeń, obsługa i zarządzanie ubezpieczenia nieobowiązkowymi, obsługa wynagrodzeń i listy płac, zarządzanie świadczeniami emerytalnymi, obsługa podróży służbowych, zarządzanie kosztami firmowymi w tym kartami płatniczymi,
  • kształcenie i rozwój,
  • zarządzanie nieruchomościami Spółki, zarządzanie system BHP w miejscu pracy, monitorowanie oraz utrzymanie systemów i urządzeń IT,
  • stosunki z pracownikami, w tym skargi, zażalenia, molestowanie, dyskryminacja, naruszenia obowiązków służbowych, postępowania dyscyplinarne, zapobieganie kradzieżom lub stratom, wykrywanie oszustw, kontrola jakości,

Kategorie danych osobowych

Wszelkie informacje, które mogą być wykorzystywane do identyfikacji danej osoby fizycznej, uznaje się za dane osobowe („Dane Osobowe”). W przypadku Pracowników oraz, w bardziej ograniczonym stopniu, Współpracowników zwykle przetwarzamy następujące kategorie Danych Osobowych:

  • imię i nazwisko, płeć, obywatelstwo/narodowość, dane miejsca zamieszkania i zatrudnienia (adres, miejscowość, województwo), kraj zamieszkania, numer telefonu służbowego, numer dokumentu tożsamości wydanego przez władze krajowe/rządowe lub numer paszportu, data urodzenia/wiek, informacje na temat osób pozostających na utrzymaniu, stan rodzinny (informacje do celów ubezpieczenia społecznego i wypłat z Zakładowy Funduszu Świadczeń Socjalnych), numer telefonu w sytuacjach awaryjnych,
  • numer i dane rachunku bankowego, dane firmowej karty płatniczej, dane na temat wynagrodzenia, wybranych świadczeń, pensji, dane z listy płac, numery i dane identyfikacji podatkowej, dane dotyczące potrąceń w ramach systemu zabezpieczenia społecznego, identyfikator pracownika lub współpracownika, umowa oraz wszelkie zmiany do niej, funkcja, kategoria zatrudnienia, rodzaj pracy, stanowiska,
  • CV, wykształcenie/dyplomy, uzyskane tytuły, data zatrudnienia, historia zatrudnienia, informacje na temat pracy (takie jak staż pracy), tryb pracy, godziny pracy, urlopy, oceny, data rozwiązania umowy,
  • członkostwo w programie emerytalnym, data dołączenia i wejścia do programu emerytalnego, składki emerytalne, orzeczenia lekarskie do wykonywania pracy, niepełnosprawność (w stopniu niezbędnym do realizacji zobowiązań ustawowych), ciąża (w przypadku urlopu macierzyńskiego/ojcowskiego), oraz inne w zakresie dozwolonym przez prawo,
  • ukończenie szkoleń i innych działań których celem jest podniesienie kwalifikacji zawodowych,
  • informacje na temat materiałów, narzędzi i wyposażenia udostępnionych przez Spółkę, środki dyscyplinarne, członkostwo w związkach zawodowych (ewentualnie i w zakresie wymaganym/dozwolonym przez prawo),
  • identyfikator użytkownika w sieci, nazwa użytkownika, adres IP, prawa dostępu IT, rejestry IT, arkusz czasu pracy lub lista obecności, odwiedzane witryny i treść w przypadku korzystania z komputerów i skrzynek e-maili (w ściśle określonych warunkach zgodnie z Polityką Dostęp korzystanie z Internetu oraz Monitoring).

Przekazywanie danych osobowych

Przetwarzane Dane Osobowe naszych Pracowników i Współpracowników udostępniamy zewnętrznym usługodawcom, z których usług korzystamy lub z którymi współpracujemy, takim jak kontrahenci, obowiązkowe systemy rejestracji zagranicznych pracowników oddelegowanych w UE, ambasady, konsulaty, przedstawiciele zagraniczni, biura obsługi ubezpieczeń społecznych, firmy wspierające nas w zakresie naliczania wynagrodzeń oraz prowadzenia spraw pracowniczych i księgowo-podatkowych, firmy szkoleniowe, konsultanci, ubezpieczyciele, przewoźnicy, dostawcy usług noclegowych, przychodnie medycyny pracy, przychodnie specjalistyczne, dostawcy usług z zakresu BHP oraz wsparcia IT. Tacy zaufani partnerzy otrzymują ograniczony dostęp do Państwa Danych Osobowych w zakresie i na uzasadnionych podstawach niezbędnych do realizacji usług, na potrzeby których z nimi współpracujemy. Są z mocy prawa lub, w stosownych przypadkach, umownie zobowiązani do przetwarzania wszelkich Państwa Danych Osobowych, w tym zgromadzonych w naszym imieniu, w sposób zgodny z Przepisami o Ochronie Danych. Każdy zaufany partner biznesowy, który przetwarza Państwa Dane Osobowe w naszym imieniu zobowiązany jest również do wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń. Nasi partnerzy mogą posiadać swoje własne regulacje dotyczące przetwarzania Danych Osobowych. Jeśli przedstawią takie regulacje zalecamy staranne zapoznanie się z nimi.

Wszelkie odwołania w tym dokumencie to przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych mogą także obejmować przetwarzanie tych danych przez naszych zaufanych partnerów biznesowych.


Przekazywanie danych osobowych za granicę.

Ze względu na międzynarodowy charakter naszej organizacji Dane Osobowe naszych pracowników i współpracowników mogą być przechowywane w różnych bazach danych i aplikacjach znajdujących się w różnych krajach. Personel, współpracownicy i usługodawcy uzyskujący dostęp do takich baz danych i aplikacji mogą znajdować się w krajach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, które mogą nie zapewniać odpowiedniego poziomu ochrony danych.


Minimalizacja zakresu, przechowywanie i bezpieczeństwo danych

Przetwarzanie Państwa Danych Osobowych ogranicza się do zakresu niezbędnego dla celów omówionych w niniejszym dokumencie. Dane Osobowe są i będą przechowywane jedynie tak długo, jak jest to wymagane do realizacji celów, dla których je zgromadzono oraz zgodnie z wszelkimi zobowiązaniami wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa.

Zapewniamy, że traktujemy bezpieczeństwo Państwa Danych Osobowych bardzo poważnie. Utrzymujemy odpowiednie fizyczne, techniczne i administracyjne środki zabezpieczające służące ochronie poufności i bezpieczeństwa Danych Osobowych naszych Pracowników i Współpracowników.

Prowadzimy i będziemy prowadzić regularne przeglądy przetwarzanych przez nas danych osobowych i odpowiednie aktualizacje naszej dokumentacji.


Prawa użytkowników w zakresie przetwarzania przez nas Danych Osobowych

W związku z faktem przetwarzania przez nas Państwa Danych Osobowych przysługują Wam, na każdym etapie przetwarzania danych, następujące prawa:

  • prawo dostępu do danych oraz informacji dotyczących celu i zakresu ich przetwarzania
  • prawo do sprostowania danych, ograniczenia ich przetwarzania oraz do ich przenoszenia
  • prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) oraz sprzeciwu przetwarzania danych osobowych
  • prawo do wycofania zgody (jeśli taka została wcześniej wyrażona) z zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych (Urząd Ochrony Danych Osobowych)

Należy zwrócić uwagę na fakt, że część z tych praw może zostać przez nas zrealizowanych tylko pod warunkiem, że nie istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania tych danych, nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności (np. obowiązujące nas przepisy prawa)

W przypadku uwag lub wątpliwości proszę o kontakt na podane powyżej dane kontaktowe. W przypadku woli skorzystania z praw proszę o ich przekazanie do: Pełnomocnik ds. ochrony danych drogą e-mailową na adres: rodo@inss-pol.eu lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres: INSS-POL sp. z o.o. z siedzibą ul. Międzyleska 6a, 50-514 Wrocław z dopiskiem: RODO.


Obowiązki osób przetwarzających Dane Osobowe

Praca w naszej Spółce może wiązać się z potrzebą przetwarzania Danych Osobowych innych osób, w tym na przykład innych pracowników, współpracowników, kandydatów do pracy klientów, dostawców. Prosimy o zagwarantowanie poufności Danych Osobowych innych osób oraz postępowanie zgodnie z najbardziej rygorystycznymi wytycznymi przekazanymi przez Nas. W przypadku wątpliwości co do zastosowania zasad zawartych w takich wytycznych należy zwrócić się o stosowne wyjaśnienia i instrukcje do przełożonego lub Pełnomocnika ds. ochrony danych.


Szkolenie z zakresu ochrony danych

Nasza Spółka zapewni Pracownikom mającym lub mogącym mieć wpływ na bezpieczeństwo danych osobowych oraz, w stosownych przypadkach, Współpracownikom mającym lub mogącym mieć wpływ na bezpieczeństwo danych osobowych odpowiednie szkolenie poświęcone spoczywającym na nich obowiązkach w zakresie ochrony danych. Osoby, których funkcje wymagają regularnego dostępu do Danych Osobowych lub które odgrywają istotną rolę w przetwarzaniu danych osobowych i ich bezpieczeństwie, przejdą dodatkowe szkolenia mające ułatwić im zrozumienie zakresu spoczywających na nich obowiązków i procedur ich przestrzegania.


Przestrzeganie niniejszych zasad

Nasza Spółka bardzo poważnie traktuje regulacje dotyczące bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. Nieprzestrzeganie zasad i regulacji przedstawionych w niniejszym dokumencie oraz innych dokumentach rodzi zagrożenia dla osób, których Dane Osobowe są przetwarzane; oraz niesie ryzyko poważnych sankcji cywilnych i karnych zarówno dla poszczególnych osób, jak i dla naszej Spółki; a także może, w pewnych okolicznościach, stanowić przestępstwo karne, za które osoba może ponieść odpowiedzialność.

Ze względu na znaczenie niniejszych regulacji nieprzestrzeganie wszelkich obowiązujących wymogów z zakresu ochrony danych osobowych przez Pracowników i Współpracowników może prowadzić do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego w trybie i na warunkach procedur przewidzianych przepisami prawa pracy i/lub kodeksu cywilnego. W znaczących i skrajnych przypadkach może prowadzić do zwolnienia /rozwiązania umowy z daną osobą za rażące naruszenie obowiązków służbowych lub umownych.


Zmiany w dokumencie

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian do w niniejszym dokumencie (np. celem odzwierciedlenia zmian prawnych i/lub technicznych). Aktualna wersja niniejszych regulacji będzie zawsze dostępna u Pełnomocnika ds. ochrony danych, a w przypadku istotnych zmian będzie przekazywana wszystkim zainteresowanym.